. Бухгалтерлік есеп формасы. (3)
Алайда Бас-Журнал кітабының да кейбір кемшіліктері бар. Есеп шоттар саны көбейген кезде ол тым үлкейіп, жұмысқа қолайсыз бола бастайды. Ал қосымша беттер қосу операцияларындағы жазуды қиындатады, әрі сомаларды тиісті есеп шоттарға қондыру кезінде қате кетеді. Сондықтан Бас–Журнал кітабына жазылатын есеп шоттар саны 20–25–тен аспау керек.
Есеп жүргізудің біріңғай журналдық–ордерлік формасы ҚР субъкетілерінің қаржы–шаруашылық қызметтерінің бухгалтерлік есеп есепошттарының бас жоспары негізінде жасалған және ол републиканың барлық салаларында (өнеркәсіп, құрылыста, жабдықтауда, өткізуде және т.б.) қолданылуға арналған.
Есептің бір формасы бастапқы құжаттар деректерін жинақтау принципін құралдар (активтер) мен шаруашылық операцияларының синтетикалық және аналитикалық есебін бухгалтерлік есептің барлық бөлімдері бойынша қамтамасыз ететіндей шамада пайдалануға негізделген.
Бастапқы (алғашқы) құжаттар деріктерін жинақтап, жүйелеу есеп регистрлерінде жүргізіледі, олар есепке алынуға жататын барлық құралдар мен барлық шаруашылық операцияларын есепті ай ішінде пайдаланылуы бойынша көрсетуге мүмкіндік береді. Бұл мемориальдық ордер жасау қажеттілігін тоқтатады.
Шаруашылық операцияларын хронологиялық және жүйесін жазу бірыңғай жұмыс прроцесі ретінде бірдей уақытта қатар жүргізіледі, шаруашылық айналыстарын хронологиялқ тіркеу журналы жүргзілмейді.
Жинақтаушы регистрге жазу кәсіпорынның, ұйымның (убъектінің) қаржы–шауашылық қызметіне басшылық пен бақылау жасау үшін және сондай–ақ берілетін есепті құру үшін қажетті көрсеткіштер шамасында жүргізіледі.
Аналитикалық және синтетикалық есеп, тәртіп бойынша, жазу бірыңғай жүйесімен бірге жүзеге асыралады. Аналитикалық есеп карточкалары ерекшеліктерінде, есептің кейбір түрлері бойынша, яғни солар бойынша елеулі дербес есепшоттар көбірек болатын түрлері бойынша ашылуы мүмкін. Негізгі құралдар объектілерін есепке алу кітаптары немесе инвенторлық карточкалар, калькуляцияланатын объектілер бойынша өндіріс шығындарын есепке алу карточкалары немесе ведомостері сақталады. Осыған байланысты айналмалы ведомостары аналитикалық есеп карточкалыр жүргізілетін есептер бойынша құралады. Материалды есепке алынатын сыртқы сальдо ведомостары, дайын бұйымдарды есепке алу жөніндегі сорттық (сальдолық немесе айналмалы) ведомостар сақталады.
Есеп шаруашылығының бірыңғай журнал–ордер формасында, әдетте, бухгалтерлік регистрлердің екі түрі қолданылалды: журнал ордерлер және қосалқы ведомостар.
Кейбір есептік деректерді қорытудың немесе топтастырудың оңтайлы техникасын қамтамасыз ету мақсатында аталған регистрлерден басқа, арнайы жасалған таблица қолданылуы ықтимал.
Бухгалтерлік есептің негізгі регистрлері журнал–ордерлер болып табылады. Қосалқы ведомостар әдетте қажетті аналитикалық көрсеткіштермен журнал–ордерлерді тікелей қамтамасыз ету қиындаған жағдайда қолданылады. Мұндай жағдайда бастапқы құжаттар деректерін топтастыру алдын–ала ведомостарда жүзеге асырылады, жиынтық осыдан журнал–ордерге көрсетіледі.
Журналрдар мен қосалқы ведомостар құрудың негізгі шаруашылық операцияларын синетикалық есеп шоттар бойынша тіркеудің кредитткі белгісі алынған. Синтетикалық есеп деріктері бастапқы құжаттар деректері бойынша тек тиісті есеп шоттардың кредиті бойынша дебетті есеп шоттары бар қатынас қағаздарға тіркеледі.
Сирек жағдайда касса операциялары, есеп айырысу және басқа да есеп шоттар бойынша операциялар аталған операцияларды есепке алу үшін кредит бойынша да, сондай–ақ дебет бойынша да есеп шоттарға тіркеледі. Бұл бақылау үшін және кассалық, банктік құжаттарды әртүрлі журнал–ордерлерге жазып, бытыратып жібермеу үшін қажет.
Қайталауға жол бермеу үшін журнал–ордерлерде көрсетілетін кредиттік айналымдар мен есеп шот дебеті 451 «Есеп айырысу есепшотындағы қолма–қол ақша» қатынас қағазындағы жазу әдетте тиісті ведомостар деректері бойынша ай ішіндегі жиынтығымен жүргізіледі.
Журнлар ордерлердің жиынтық деректері айдың аяғында Бас кітапқа көшіріледі.
Еселеп (қайталап) жазу принципі, яғни шаруашылық операцияларын бірдей уақытта екі есеп шотта көрсету есепті журнал– ордер формасы бойынша жүргізген кезде де сақталады.
Журнал–ордер формасын қолдануға орай көптеген жағдайларда дараланған аналитикалық есепке деген қажеттілік болмай қалады. Алайда, егер журнал ордерлер мен қосалқы ведомостер қажетті аналитикалық деректер алуға қамтамасыз ете алмаса, онда олардың есебі ерекше регистрлерде жүргізіледі.
Әрбір журнал– ордердің жиынтығы Бас кітапқа көшіріледі.
Ағымдағы бухгалтерлік есеп деректері синтетикалық есептік регистр болып табылатын Бас кітапта ай сайын қорытындыланады. Ол есепшоттар бойынша жазулардың дұрыстығын тексеруге және баланс жазуға арналған. Онда әрбір есеп шот бойынша (немесе субъект бойынша) айдың басындағы сальдо, ай ішіндегі айналыс және айдын аяғындағы сальдо бойынша айналыс бір сомамен жазылады да, ал дебет бойынша айналыс қатынас қағазды есепшоттар бойынша толық көрсетіледі. Бұл қатынас қағазы есепшоттар бойынша кредитті айналыстың журнал–ордерлерде, ал дебеттік Бас кітапта анықталатынына байланысты.
Бас кітапқа жазуды тиісті адамдар мұқият жүргізіп, қол қойған журнал–ордерлер негізінде жргізіледі. Осы мақсатта барлық журнал– ордерлер әртүрлі бөлімдерден баланс пен есеп беру бөліміне беріледі, содан Бас кітап құралада.
Бас кітапты баланс құралуға тиісті тұтас ұйымдар бойынша, сондай–ақ ірі бөлімшелер бойынша жүргізген жөн.
Бас кітап жылдық есептік регистр болып табылады. Әрбір айға бір жол бөлінеді.
Әуел баста Бас кітаптан өткен жылдың сальдосы 1 қаңтарға көшіріледі. Одан соң есеп шоттардың дебет пен кредит бойынша айналыстары ай сайын жазылып отырылады және әрбір айдың бірінші күніне сальдо шығарылады.
Журнал–ордерлердің бір уақытта қатарлас Бас кітапта анықталған ведомость, дебеттік айналым жүргізідетін есеп шоттар тиісті ведомостар деректері мен салыстырылады.
Жоғарыда көрсетілген форма бойынша Бас кітапты жүргізу кезіндегі қорытындылаудың арқасында синтетикалық есеп есепшот бойынша айналмалы ведомость жасаудың қажеті болмай қалады.
Бас кітаптың, журнал–ордерлердің, жинақтаушы және топтастырушы ведомостардың деректері бухгалтерлік баланс құру үшін және қаржылық есеп барудің басқа да формалары үшін пайдаланылады. (схема суретте көрсетілген). .